Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası.
Bu politika 6698 sayılı KVKK m.7 ve 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenlenmiştir. VERBİS kayıt yükümlülüğünden muaf veri sorumluları için de bu politikayı yazılı tutmak zorunludur.
Amaç ve kapsam
Bu politika, Opsida Teknoloji Yazılım Bilgisayar ve Danışmanlık Ltd. Şti. tarafından işlenen tüm kişisel verilerin saklanma süresini, saklama süresi sona erdiğinde uygulanacak silme, yok etme veya anonim hâle getirme yöntemlerini, periyodik imha takvimini ve sorumlu tarafları belirler. Politika; çalışan adayları, müşteriler, müşteri çalışanları, tedarikçi temsilcileri, web sitesi ziyaretçileri ve diğer ilgili kişiler bakımından geçerlidir.
Kategorik saklama süreleri
| Veri kategorisi | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| Kimlik (ad, soyad, ünvan, TCKN — gerektiğinde) | İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK m.82 (ticari defter), TBK m.146 (genel zamanaşımı) |
| İletişim (e-posta, telefon, adres) | İlişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK m.82 |
| Müşteri işlem (fatura, tahsilat, sözleşme) | Düzenleme tarihinden itibaren 5 yıl (VUK) + 10 yıl (TTK) | VUK m.253, TTK m.82 |
| Hukuki işlem (sözleşme, NDA, dava dosyası) | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl | TBK m.146 |
| Pazarlama (newsletter, kampanya onayı) | Rızanın geçerli olduğu süre boyunca; geri çekildiğinde 6 ay içinde | KVKK m.5/1, 6563 m.6 |
| Çerez tercihi (analitik / pazarlama) | 12 ay (yenilenirse sıfırlanır) | ePrivacy 5(3), KVKK m.5/1 |
| Sunucu log (IP, user-agent, talep) | 30 gün (güvenlik olayı varsa 1 yıla kadar) | KVKK m.5/2(f), 5651 m.8 |
| Çalışan adayı CV ve değerlendirmeleri | Pozisyon kapanmasından itibaren 2 yıl (rıza varsa) | KVKK m.5/1 |
| Çalışan özlük dosyası | Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 10 yıl | İş K. m.75, SGK mevzuatı |
| Güvenlik kamera kayıtları (varsa) | 30 gün | KVKK m.5/2(f) |
| Audit log (sistem işlem kayıtları) | 1 yıl çevrimiçi + 7 yıl arşiv | KVKK m.12, VUK m.253 |
İmha yöntemleri
- Silme — Elektronik ortamdaki veriler, ilgili kişinin erişiminin engellenecek şekilde geri dönüşü olmayacak biçimde uygulama veritabanından kaldırılır. Hard delete uygulanamadığı durumlarda anonim hâle getirme tercih edilir.
- Yok etme — Fiziksel ortamdaki belgeler (örn. matbu sözleşme nüshası) kıyma makinesi ile fiziksel olarak yok edilir; manyetik medya bozulur veya yakılır.
- Anonim hâle getirme — Kişisel veri, başka verilerle dahi eşleştirilse kimliği belirlenemez biçimde dönüştürülür (örn. müşteri adı kaldırılarak yalnızca işlem hacmi tutulur).
- Bütün imha işlemleri kayıt altına alınır (kim, ne zaman, hangi veri, hangi yöntem).
Periyodik imha takvimi
Saklama süresi dolan veriler, 6 ayda bir (Mart ve Eylül) gözden geçirilir ve imha edilir. Acil hak ihlali veya veri sahibi silme talebi söz konusuysa beklenmez; talep KVKK m.13 uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
Sorumlu ve denetim
Politikanın uygulanmasından şirket yetkilisi sorumludur. İmha kararları, ilgili veri sorumluluğuna bağlı tüm birimlerle koordineli olarak alınır. Politika her yıl gözden geçirilir; mevzuat veya teknik altyapı değiştiğinde sürüm güncellenir. Sürüm geçmişi şirket içi belge sisteminde tutulur.
Bu politika dış denetimde Kurul incelemesine sunulmak üzere yazılı muhafaza edilir; ayrıca bir VERBİS kaydı bulunmasa dahi geçerlidir.
